Les tables de duplication

Cette fonction, que l’on appelle aussi bien tables de duplication ou dictionnaire des données, est celle qui vous permet de ne pas ressaisir entièrement un nom, un prénom ou une profession qui est déjà présente dans votre généalogie.

Qu’est-ce que c’est ?

Lorsque vous saisissez vos données généalogiques, chaque information, quelle que soit sa nature, se range automatiquement dans une table, que l’on appelle la table de duplication. Lorsque vous saisissez une donnée qui a déjà été saisie sur une autre fiche, inscrivez dans le champ correspondant les premières lettres de la donnée. Automatiquement, le logiciel vous propose, dans une bulle au-dessus de la zone de saisie, votre saisie précédente correspondant aux lettres inscrites. Appuyez sur la touche Entrée de votre clavier pour valider automatiquement cette saisie, sans devoir inscrire toutes les lettres.

Pourquoi s’y intéresser ?

Ces tables de duplication forment une sorte de dictionnaire regroupant toutes les professions, les noms, les prénoms, et toutes les autres informations que vous inscrivez en toutes lettres dans votre logiciel.
Il est possible de les consulter, pour repérer les tendances principales de votre généalogie, puisqu’elles donnent aussi le nombre d'occurrences de chaque entrée. Surtout, vous pouvez les utiliser pour uniformiser les saisies et vérifier ou corriger les termes dont l’orthographe est erronée, sans devoir reprendre une à une les fiches de votre généalogie.
En dehors des fautes d’orthographe dûe à une inattention ou à une erreur de saisie, les tables de duplication et le dictionnaire des données permettent de corriger et de standardiser vos saisies en rectifiant les majuscules et les minuscules, les apostrophes et les tirets que vous avez pu utiliser.

Consulter le dictionnaire des données

C’est par le dictionnaire des données que vous allez pouvoir afficher toutes ces tables, et les manipuler.

Comment y accéder ? 

Cliquez sur le menu Documents en haut de l’écran, et choisissez Dictionnaire des données, première ligne de la dernière section.
Une fenêtre s’ouvre alors. Elle est divisée en deux onglets : le premier, Choix de la rubrique, vous permet de sélectionner la table que vous allez consulter. Cliquez sur le menu déroulant Choix de la rubrique et sélectionnez la donnée qui vous intéresse, Professions par exemple.
Cliquez ensuite sur Afficher la liste pour basculer dans le deuxième onglet de cette fenêtre, Liste et remplacement.
Le logiciel vous propose alors une sorte de tableau : la colonne principale liste toutes les professions de votre généalogie, par ordre alphabétique. Elle est précédée d’une colonne Fréquence, qui vous précise pour chaque entrée de la liste le nombre de fois où celle-ci est utilisée dans votre généalogie. En cliquant sur le titre de cette colonne, vous pouvez modifier l’organisation des éléments et les classer d’utilisation, des moins fréquents aux plus courants.

 

 

Corriger une saisie

Si vous voyez une inscription que vous voulez corriger, rien de plus simple. Il vous suffit de cliquer dessus pour la sélectionner. Elle apparaît alors dans les deux champs présents au-dessus du tableau. Ne touchez pas à la première ligne, elle vous rappelle simplement quelle donnée vous êtes en train de corriger.
Dans la deuxième, intitulée Remplacer par, vous allez pouvoir inscrire la nouvelle saisie que vous voulez voir apparaître. Cliquez ensuite sur Rechercher et remplacer, pour lancer la modification. Le logiciel parcourt toute la généalogie pour rechercher les fiches à corriger. Dès qu’il a trouvé une fiche, une petite fenêtre apparaît et vous demande alors de confirmer la modification pour la personne trouvée. Vous pouvez valider le changement pour cette fiche en cliquant sur Oui, et pour toutes les fiches en cliquant sur Tout. Le logiciel réalise ensuite la modification, et vous demande alors si vous voulez mettre à jour la table, pour voir la liste corrigée.

 

 

Et les lieux ? 

Si l’on pourrait envisager de corriger les saisies des lieux de la même façon, ce n’est pas la façon que nous préconisons. En effet, alors que les tables de duplication dont je viens de parler sont créées au fur et à mesure de vos saisies dans le logiciel, pour les lieux, une table de référence est déjà présente à l’installation du logiciel, et elle vous propose tous les éléments pour bien localiser les lieux. Aussi, un utilitaire spécifique vous permet de corriger et d’uniformiser les saisies des lieux, et vous pouvez y accéder par le menu Utilitaires / Tables / Tables des lieux, ou Tables de lieux-dits. 

Alors, et si vous faisiez le ménage de printemps dans votre généalogie en standardisant les données de votre généalogie ? 
N’oubliez pas de sauvegarder votre généalogie avant de faire des modifications dans les tables, car cette manœuvre est irréversible !